Antes de automatizar, necesitas mapear qué estás haciendo (y esta plantilla te ayuda a descubrirlo)
Un ejercicio práctico a hacer esta semana.
Hace unos días estuvimos en vivo en YouTube con Giovani Magnanni y Gonzalo Mena mostrando nuestras automatizaciones con Make. Si te lo perdiste, el video ya está disponible en el canal:
Hubo un tema crítico en la conversación que quiero retomar acá, porque creo que es el paso que más se saltan las personas cuando empiezan a explorar la automatización.
Antes de abrir Make o cualquier otra herramienta hay una pregunta que tienes que poder responder con claridad: ¿qué estás haciendo realmente, y con qué frecuencia lo haces?
Suena obvio. Pero en la práctica, cuando le pregunto a alguien qué haría sentido automatizar, la respuesta suele ser vaga: hacer propuestas, publicar en redes sociales, cosas repetitivas…
Entre ese querer automatizar para ser más productivo o para ampliar sus capacidades con cosas que sabes que son necesarias pero no tienes el tiempo de hacer, hay una brecha. Y es la falta de datos sobre el propio trabajo.
Automatizar sin tener el proceso mapeado es como optimizar un camino que todavía no sabes si es el correcto. Puedes terminar automatizando algo que no debería existir. O peor, perderte la automatización que te cambiaría el día porque nunca la viste como una oportunidad.
La lógica detrás del análisis de actividades
Cuando hago este ejercicio con clientes, la primera sorpresa siempre es la misma: hay tareas que se hacen “porque siempre se han hecho así” y que simplemente podrían eliminarse. Hay otras que se podrían delegar. Y hay un grupo más pequeño - pero muy valioso - que tiene todas las características de una buena automatización: son repetitivas, siguen siempre los mismos pasos y requieren de poco criterio humano para ejecutarse.
La clave es no mezclarlas. Una tarea que debería eliminarse no merece ser automatizada. Una tarea que requiere tu juicio profesional tampoco. Las candidatas reales a automatización son las que puedes describir como “si pasa X, entonces Y, siempre”.
El ejercicio que te propongo para esta semana
Tengo una plantilla diseñada exactamente para esto: el Análisis de actividades. Es una tabla simple con seis columnas (Actividades, Esencial, Eliminar, Delegar, Automatizar y Externalizar) que te obliga a mirar tu trabajo con distancia y tomar decisiones sobre cada tarea.
La dinámica es la siguiente:
Durante una semana registras todo lo que haces. Luego clasificas cada actividad en la plantilla. Al final tienes un inventario aterrizado (no lo que crees que haces, sino lo que realmente haces) y con eso los patrones de automatización aparecen solos.
Para cada una de las actividades de la lista, anotas en una hoja aparte todas las tareas asociadas. Puedes usar la misma plantilla o escribir en una hoja de papel u hoja de cálculo. Te recomiendo encarecidamente hacer el ejercicio en papel; la ciencia dice que a nivel cognitivo están pasando cosas interesantes con nuestro cerebro, le ponemos más atención y conectamos con el tema mejor que si fuese hecho en digital.
👉 Descarga la Plantilla análisis de actividades aquí
Es gratuita, la puedes imprimir o llenar digitalmente si usas papel digital (tablet), y te va a dar mucha más claridad de la que esperas.
Súper importante: escribir el más mínimo detalle de cada tarea
Eso te va a ayudar a mapear tus procesos y que esas cosas que están en tu cabeza estén en el papel.
Cuando hagas este ejercicio, escribe el más mínimo detalle. Todo. Incluso lo que te parece obvio o insignificante. Eso es exactamente lo que te va a permitir mapear tus procesos, para así sacar de tu cabeza todo lo que haces en piloto automático y ponerlo en el papel.
Porque lo que no está escrito, no existe para el análisis.
Tomemos un ejemplo concreto de actividad: enviar una propuesta a un cliente. Parece una sola tarea. Pero cuando la desglosas, en realidad son muchas tareas:
Recibir la solicitud por email
→ responder confirmando que la vas a preparar
→ buscar la plantilla de propuesta
→ completar los datos del cliente
→ calcular el presupuesto
→ revisar con tu equipo o contigo misma
→ exportar a PDF
→ nombrar el archivo con la convención que usas
→ adjuntarlo en un email
→ escribir el cuerpo del email
→ enviarlo
→ registrar en tu CRM o planilla que fue enviada
→ hacer seguimiento si no hay respuesta en X días.
13 pasos para “enviar una propuesta”. Y en cada uno de esos pasos hay preguntas como: ¿esto lo tengo que hacer yo? ¿Siempre se hace igual? ¿Podría estar corriendo solo?
Empecé a hacer este ejercicio cuando tenía mi e-commerce de papelería y a su vez mi negocio de consultoría y realmente estaba a tope con todo. Fue una manera de despejar la cabeza que luego repliqué en mi trabajo de coaching con mis clientes.
Cuando tienes ese nivel de detalle, las oportunidades de automatización dejan de ser abstractas y se hacen concretas.
Una vez que tengas ese diagnóstico, construir flujos de trabajo, automatizaciones o integraciones es la parte fácil. Cuéntame: ¿ya tienes claro qué querrías automatizar, o todavía estás en la etapa de descubrirlo?
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La idea de automatizar se vuelve más una idea clara ahora que tenemos una página web, antes era solo una idea difícil de entender porque no había una forma de alojar la permanencia de las ideas.
Algo que me gustó especialmente de este enfoque: empieza por eliminar antes de automatizar. Casi toda la conversación sobre productividad y herramientas se salta ese paso, y es el que más tiempo devuelve.